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Planeación correcta de los proyectos = Dirección y perfección
 

La habilidad de planear proyectos grandes y pequeños, y simples y complicados es esencial en el entorno comercial actual. Sin las herramientas para hacerlo, la gente tiende a titubear, improvisar o desviar el curso y, como resultado, se atrasa el proyecto, no se cumple con las fechas límites o fracasan. Siga leyendo y conozca los pasos que puede tomar para planear un proyecto exitoso.

 

Paso 1: "Debe ser"
Aclare el alcance del proyecto y asegúrese de que el alcance esté alineado con las iniciativas de la alta gerencia. El “debe ser” es una imagen de lo que se quiere al final y quién y cómo va a beneficiar este resultado a todos los involucrados. Su equipo y la alta gerencia deben trabajar en forma conjunta para asegurarse de acordar los objetivos. Si usted no define el alcance correctamente, será casi imposible planear el proyecto.

 

Paso 2: "Como es"
Ésta es la realidad de la situación actual. ¿En dónde se encuentra actualmente? ¿Qué factores le ayudan y obstaculizan sus esfuerzos para tener el alcance del proyecto?

 

Paso 3: Metas
Defina y establezca metas realistas para tener el alcance del proyecto. Sin dichas metas, usted y su equipo caminarán sin rumbo. Las metas pueden ser inmediatas, intermedias o a largo plazo. El logro de las metas del día a día (metas inmediatas) contribuye al logro de las metas intermedias y a largo plazo. Desarrolle las metas SMART:

 

S Son procesos y recursos específicos
M Medible por datos objetivos
A Alcanzable
R Relevante para la visión
T Tiempo límite y específico

 

Paso 4: Pasos de acciones
Para alcanzar sus metas, establezca prioridades específicas para que pueda desarrollar pasos específicos de acciones. Para lograr sus metas, sus pasos de acciones deben incluir:

  • Requerimientos del trabajo
  • Quién va a realizar el trabajo
  • Métodos que se van a utilizar
  • De qué forma van a encajar las diferentes piezas en la imagen completa
  • Cómo se van a comunicar los resultados (reporte, PowerPoint, etc.)

 

Paso 5: Costo
Otro aspecto de la planeación es determinar el presupuesto y costo de cada paso de acción. Los costos incluyen:

  • Personal
  • Materiales
  • Tiempo
  • Costo de oportunidad (a qué se debe renunciar para obtener una acción determinada)

 

Paso 6: Cronogramas
Establezca y comunique las fechas límite para que todos las entiendan claramente y para que se puedan cumplir los objetivos inmediatos, intermedios y a largo plazo a tiempo. Sea realista cuando establezca los cronogramas. Trabaje con el proyecto a la inversa para determinar cuándo debe terminarse cada fase y escriba las fechas para evitar malentendidos.

 

Paso 7: Implementación
Algo importante en la implementación de un plan, aunque a veces se pasa por alto, es asegurarse de que todas las personas involucradas entiendan su función para alcanzar las metas establecidas. Obtenga el compromiso del equipo con respecto a los resultados convenidos. A medida que monitorea la implementación, quizás necesite modificar el alcance del plan y volver a evaluar sus metas.

 

Paso 8: Seguimiento / Medición
Una parte crítica del proceso de planeación es mantener registros precisos, analizar el porqué han ocurrido desviaciones y tomar acciones para corregir cualquier desafío. Concéntrese en aquellos factores que son críticos para alcanzar la meta.

 

 

 


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