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IDEAS DE COMPROMISO
Guía del líder para crear el compromiso entre el empleado y cliente


 

Tema del mes: Mejora del proceso

 

El lugar de trabajo está cambiando para todos. Tiene que lidiar con cambios en sus sistemas y estructuras de la organización, cambios en las expectativas y demandas de los clientes, y cambios continuos de la tecnología, servicios y comunicaciones. A donde voltee en el ambiente laboral actual está involucrado en el cambio. Hay retos específicos inherentes al cambio organizacional. Para cumplir con estos retos, usted necesita ser creativo, energético y flexible.

"Algunas personas cambian cuando ven la luz, otras cuando sienten el calor.”
– Caroline Schoeder

 


 

Retos de la participación en el cambio



Hay retos en una organización cada vez que algo significativo cambia. Algunos de los retos son personales, algunos evolucionan en los equipos de trabajo y algunos retos surgen a lo largo de la organización. Para involucrarse con éxito en el cambio organizacional, es necesario estar consciente de los retos y estar preparados para lidiar con ellos de manera profesional y con confianza.

 

Cómo vencer la resistencia
El cambio normalmente genera por lo menos alguna resistencia. Con frecuencia, las personas sienten que están perdiendo poder, autonomía o recursos debido al ambiente laboral que está cambiando. Como resultado, se aferran al status quo. Como miembros del equipo que se involucran en el cambio, su función consiste en establecer un reto personal para persuadir a los demás para que reduzcan su resistencia y se enfoquen en los resultados positivos.

 

Cómo obtener el apoyo
Uno de los retos más grandes de la participación en el cambio es simplemente hacer que la gente tome el cambio de manera seria. Durante los periodos de cambio, las personas normalmente toman la actitud de “esperar y ver”, sin aceptar o resistirse al cambio. Su reto es inspirarse a sí mismo y a otros para aceptar el cambio, apoyarlo y hasta convertirse en campeón del cambio.

 

Cómo minimizar la ansiedad
Con frecuencia, el cambio genera ansiedad. Es más probable que las personas acojan el cambio y los equipos funcionen de manera exitosa cuando la ansiedad está al nivel mínimo. Su reto para minimizar la ansiedad consiste en comprender el plan del cambio, expresar su nivel de compromiso con el plan, y reconocer que el plan y su función en el mismo evolucionarán a lo largo del cambio.

 

Cómo ganar cooperación
El cambio en la organización puede mermar la cooperación. Durante el cambio, las organizaciones normalmente observan el “efecto silo” entre los departamentos, funciones y equipos de trabajo cuando los grupos comienzan a funcionar de manera independiente a los departamentos o equipos cuyas responsabilidades se traslapan con las suyas. La cooperación y comunicación durante este tiempo son mínimas. Como participantes del cambio organizacional, enfrenta el reto de derribar esas paredes y crear puentes de cooperación entre las funciones organizacionales.

 

Cómo establecer las prioridades correctas
Cuando está cambiando el ambiente laboral, es muy frecuente que haya confusión con respecto a las prioridades. Por ejemplo, si hay un nuevo gerente, quizás se pregunte cuál es la prioridad más importante de este gerente o en qué debe enfocarse para emerger del cambio en forma exitosa. La mejor forma de superar el reto del cambio organizacional es planearlo con cuidado.

 


 

El proceso del cambio



Participar en el cambio en el trabajo puede ser una experiencia impredecible porque los procesos y personas evolucionan de diversas maneras a medida que pasan por el cambio. No hay dos personas que respondan exactamente de la misma manera a los cambios en el trabajo; cambios idénticos implementados en diversas áreas de una organización producen resultados claramente diferentes.

 

Este modelo de cambio muestra cómo podemos estar listos para el proceso de participación en el cambio: prepárese concienzudamente y espere diferentes resultados. Este modelo nos permite utilizar un método estructurado para el cambio organizacional y aún así mantener la flexibilidad.

 

1. Ubicar la motivación para el cambio
El modelo del cambio comienza en el momento en que la organización encuentra una motivación del cambio. Algunas veces los asuntos externos impulsan el cambio como las reorganizaciones, cambios en la gerencia, reubicaciones o adquisiciones/fusiones. Otras veces, las fuerzas internas impulsan el cambio como la tecnología actualizada, expansiones y crecimiento o mejora continua.

 

2. Analizar la situación
A medida que la organización está más motivada para cambiar, el liderazgo realiza un análisis minucioso de los riesgos y oportunidades del cambio propuesto.

  • ¿Cuáles son los posibles beneficios de emprender el cambio?
  • ¿Cuáles son los costos?
  • ¿Cuáles son los riesgos de hacer el cambio?
  • ¿Cuáles son los riesgos de no hacer el cambio?

 

3. Planear la dirección
Una vez que el liderazgo determina que las oportunidades superan los riesgos del cambio, se desarrolla un plan para la implementación del mismo. Muchas iniciativas de cambio organizacional fracasan debido a la falta de una planeación cuidadosa y minuciosa, En este paso del modelo, se prepara esta etapa para el éxito o fracaso final del cambio. Los elementos clave del plan deben incluir:

  • Planeación sobre el impacto del cambio en las personas que se verán más afectadas.
  • Planeación sobre el impacto del cambio en los sistemas dentro de la organización que se verá más afectada.
  • Un plan paso a paso para integrar el cambio en la organización.
  • Un plan de revisión para medir el éxito del cambio propuesto.

 

4. Implementar el cambio
Dependiendo del tipo y alcance del cambio, la implementación dentro de la organización puede ser paulatina o abrupta. Los cambios como los despidos o adquisiciones casi siempre se avisan con poca anticipación. Sin embargo, los cambios de personal, reorganización o tecnología pueden realizarse en fases durante un periodo. La función más crítica del equipo en este paso del proceso del cambio consiste en mantener líneas de comunicación abiertas y honestas entre sí.

  • Defina las responsabilidades de cada persona.
  • Anuncie y haga el lanzamiento del cambio.
  • Apéguese a los cronogramas.
  • Promueva los beneficios previstos del cambio.

 

5. Revisar la dirección
Una vez que se haya implementado el cambio, monitoree los resultados de la nueva estructura y sistema. Como miembros de un equipo en un ambiente laboral que cambia, no puede asumir que el cambio evolucionará exactamente como lo planeó o que cada persona afectada por el cambio reaccionará como se previó. Su papel consiste en observar los puntos de verificación que pueden revelar si el cambio está funcionando como se esperaba o si está produciendo los resultados deseados.

  • Establezca las maneras de medir los resultados.
  • Comunique los criterios para obtener resultados exitosos de cambio.
  • Coordine la recolección y medición de los efectos de cambio.
  • Mantenga informado a los miembros clave del equipo de manera constante durante el proceso de revisión.

 

6. Adoptar el cambio
Cuando revisa la implementación del cambio y se da cuenta que está teniendo éxito como se planeó, se adopta el cambio y se vuelve parte de la nueva norma organizacional. El proceso de revisión no se termina; por el contrario, pasa por una transición y se convierte en un continuo monitoreo de las relaciones y sistemas cambiados en la organización.

  • ¿En qué medida está contribuyendo el cambio para obtener los resultados planeados?
  • ¿Qué tan bien me he ajustado al nuevo status quo?
  • ¿Qué aspectos del cambio no han cumplido las expectativas?
  • ¿Cuál es el papel que desempeño para hacer que estos aspectos sean más exitosos?

 

7. Ajustar el plan de cambio
Si el proceso de revisión concluye que el cambio no está funcionando como se planeó, es necesario hacer ajustes a la implementación del cambio. Suponiendo que el análisis y plan se han realizado de manera precisa, será posible ajustar la implementación del cambio organizacional para lograr sus resultados deseados.

  • Determine en dónde se están quedando cortos los resultados de su plan.
  • Pídales a los individuos clave que determinen los ajustes que son necesarios.
  • Mantenga abiertas las líneas de comunicación con todas las personas involucradas.
  • Ajuste el proceso de revisión e implementación del cambio.

 


 

Cómo participar en los equipos durante el cambio
 

Una forma en la que puede contribuir con su equipo durante el cambio es mantener actitudes positivas y enfocadas. Estos principios le proporcionan la dirección para mantener una actitud centrada en el éxito del equipo.

 

Apoyarse entre sí
Durante los periodos de cambio, algunas veces siente como si estuviera en la cuerda floja sin una red. Aún cuando otros miembros del equipo estén experimentando el mismo cambio, tiende a sentirse aislado y solo durante el cambio organizacional. Haga el compromiso de expresar apoyo a todos los del equipo y hacerles saber que todo el equipo está junto en este esfuerzo. Si da apoyo incondicional a sus compañeros de equipo, recibirá apoyo a cambio.

 

Comunicar las expectativas
La mejor forma de romper con el aislamiento es comunicarse de manera abierta, honesta y con frecuencia. ¿Cuáles son las expectativas de cada uno como equipo? ¿Cuáles son las expectativas del esfuerzo de equipo y resultados que quiere obtener? Comprométase a discutir sobre estas expectativas y aplicar los niveles más altos de escucharse entre sí. De esta forma, todos los miembros del equipo pueden unirse en un objetivo común.

 

Divertirse
Seamos realistas. Algunas veces nos tomamos muy en serio. Ciertamente está involucrado en esfuerzos serios y exigentes durante tiempos de cambios organizacionales, pero el trabajo en equipo en su nivel máximo es rápido, atractivo y divertido. Muchos sentimos que los esfuerzos más fascinantes y gratificantes en nuestro trabajo son los esfuerzos de equipo. Hagamos el compromiso de hacer que el trabajo en equipo durante el cambio sea divertido y agradable en lugar de triste y deprimente.

 

Encontrar las eficiencias
Una de las ventajas de trabajar en equipo es que puede capitalizar las fortalezas individuales de los miembros de su equipo. No tiene que hacer todo o hasta saber todo cuando es parte de un equipo. Enfóquese en utilizar las habilidades individuales de los miembros del equipo, experiencia y capacidades para lograr un alto nivel de eficiencia y éxito del equipo.

 

Crear un espíritu competitivo de equipo
Puede sentir un enorme orgullo de pertenecer a un equipo que logra los mejores resultados. A medida que establece y logra metas, ¿por qué no competir e impulsarse entre sí y al equipo a un nivel máximo de desempeño? Cuando aprovecha el espíritu competitivo, une a su equipo y logra mayores niveles de éxito.

 

Pensar en grande
Quizás los cambios por los que usted está pasando como equipo serán lo mejor que le haya pasado a cada uno de ustedes. Quizás atravesará el cambio de manera tan exitosa que logrará el reconocimiento del equipo. En lugar de verse únicamente sobreviviendo al cambio, piense en grande e imagine el cambio organizacional como un trampolín para lograr un mayor éxito como individuo y equipo.

 

 

 

 


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