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IDEAS DE COMPROMISO
Guía del líder para crear el compromiso entre el empleado y cliente


 

Tema del mes: Mejora del proceso

 

De acuerdo con un reporte de las tendencias de los procesos comerciales, los factores más importantes que hacen que las organizaciones se enfoquen en el cambio de los procesos comerciales son:

 

• La necesidad de mejorar la organización de administración o el grado de reacción de la organización y

 

• La necesidad de ahorrar dinero reduciendo costos y / o mejorar la productividad.

 

Las condiciones del mercado del 2009 han puesto más énfasis en estos factores que impulsan a las empresas y, probablemente, la mejora de los procesos comerciales ha ganado terreno en la lista de prioridades de su organización. La gente y las organizaciones actuales se ven forzadas a examinar los sistemas comerciales implementados y responder estas preguntas: ¿Son los procesos correctos? ¿Agregan valor? ¿Podría haber una mejor manera de hacer las cosas y generar mejores resultados comerciales? ¡Revisemos algunas tácticas prácticas para ayudar a vigorizar sus esfuerzos de mejora!

 


 

Buscar los hechos



A menudo, un reto importante para determinar si es necesario hacer mejoras y cómo hacerlas es buscar los hechos. En algunos casos, esto podría llevar semanas o meses de investigación laboriosa. Especialmente con la presión actual del mercado, a las organizaciones les toma menos tiempo del que deberían para obtener información precisa y confiable. Con frecuencia, la gente empaña los hechos con sus opiniones o sentimientos, lo que hace que sea más probable que la organización se enfoque en los problemas de las personas y no en los problemas de los procesos.

 

Obtenga todos los hechos: "Todo" es una palabra corta, pero tiene mucho peso. Para obtener todos los hechos, necesita observar directamente. Necesita ir al lugar real, conocer a la gente real y observar los procesos reales. Identifique los hechos de las opiniones. Tome en cuenta las opiniones, frustraciones y sentimientos de las personas y después pregúnteles como pueden respaldar su punto de vista. Revise otras fuentes de información como los reportes, resultados de exámenes, datos de productividad, etc.

 

Analice los hechos: Revise que la información sea precisa. ¿La información de diferentes fuentes es contradictoria? Defina si aún necesita tener mayor información. Es más fácil ver los errores en la información que se tiene que identificar la información que hace falta. Analice con más detenimiento para ver qué significan los hechos. Trate de identificar las causas raíz de los problemas. Revise todos los hechos con las personas clave dentro y fuera del sistema. Con base en el análisis, enuncie el problema de tal forma que identifique en forma clara la mejora a realizar.

 

Tome una decisión: Identifique a las personas clave a las que se consultarán y deberán responsabilizarse, estar informadas y comprometidas para hacer los cambios. Quizás estas personas también deban participar en la recolección y análisis de hechos. Llegue a un consenso sobre decisiones específicas y pasos a seguir. La gente apoya el mundo que ayuda a crear, así que consulte a su equipo sobre la asignación de las tareas y permita que el equipo llegue a un acuerdo sobre los tiempos en que deben terminarse los pasos.

 

Una vez que se tome la decisión, ¡Actúe! Entre en acción. Es muy común abrumarse por la siguiente crisis o tarea y perder el enfoque de la implementación de ideas nuevas. No pierda el ímpetu. Si la gente ha invertido tiempo y energía en esta iniciativa, recompénselos haciendo que se ejecute rápidamente.

 

 

 


 

Cómo mejorar los procesos actuales

Una vez que entiende claramente un proceso, se puede enfocar en las formas de hacer mejoras. Revise cada paso del proceso con los siguientes puntos clave en mente para que sus problemas sean escasos o SCARCE, por sus siglas en inglés.

 

Simplifique: Identifique los pasos más fáciles y rápidos de implementar con menos recursos. Busque cambios en la tecnología, software y mejores prácticas de la industria. Considere cuándo se puede reducir el número de movimientos o partes móviles. Considere cómo reducir las distancias para transportar a las personas, máquinas o materias primas.

 

Combine: Identifique las oportunidades para combinar dos o más operaciones diferentes. Reduzca el número de personas que interactúan en el proceso. Promueva que la misma persona, función o departamento haga más para que se agregue mayor valor al sistema en ese punto. Identifique las redundancias que crean pasos adicionales y trabaje en esos procesos.

 

Agregue valor: Cree un valor agregado a los nuevos puntos en el proceso. Determine qué se puede hacer en cada paso para agregar nuevo valor o agregar el valor que se creó en algún otro punto en el proceso. De hecho, esto significa agregar elementos al proceso para asegurarse de que vale la pena invertir en el valor agregado. Los clientes finales son los que determinan el valor, así que asegúrese de tener la perspectiva de estos clientes en mente. Tenga cuidado de no crear redundancias innecesarias entre los departamentos que pudieran llevar a un conflicto posterior.

 

Reacomode: Esto puede incluir mover a las personas, equipo, espacios de trabajo, materias primas, etc. Evalúe las opciones para cambiar la secuencia de las operaciones o actividades. ¿Se puede hacer algo antes o después? ¿Lo puede hacer otra persona o se puede hacer en lugar diferente? Los pequeños cambios pueden hacer una gran diferencia.

 

Clarifique: Algunas veces descubrimos que el proceso es correcto, pero no se sigue en forma continua. Tenga cuidado con el cambio sólo por el cambio. Quizás descubra que la gente no conoce los procesos, necesita más capacitación o tiene que estar convencida por qué es importante realizar un proceso en la forma indicada. Aquí es donde la buena comunicación y las habilidades con las relaciones humanas son esenciales.

 

Elimine: Normalmente, éste es el método más efectivo y sencillo. La observación cuidadosa de los procesos que llevan mucho tiempo nos señala los pasos que ya no son necesarios. A menudo, casi no se tiene que invertir en tiempo o recursos para eliminar estos tipos de pasos. Sólo tenga cuidado de no eliminar los elementos que son esenciales para las siguientes operaciones. Antes de eliminar algo, pregúnteles a las personas involucradas de la organización por qué están realizando un paso.

 

 


 

Planeación correcta de los proyectos = Dirección y perfección
 

La habilidad de planear proyectos grandes y pequeños, y simples y complicados es esencial en el entorno comercial actual. Sin las herramientas para hacerlo, la gente tiende a titubear, improvisar o desviar el curso y, como resultado, se atrasa el proyecto, no se cumple con las fechas límites o fracasan. Siga leyendo y conozca los pasos que puede tomar para planear un proyecto exitoso.

 

Paso 1: "Debe ser"
Aclare el alcance del proyecto y asegúrese de que el alcance esté alineado con las iniciativas de la alta gerencia. El “debe ser” es una imagen de lo que se quiere al final y quién y cómo va a beneficiar este resultado a todos los involucrados. Su equipo y la alta gerencia deben trabajar en forma conjunta para asegurarse de acordar los objetivos. Si usted no define el alcance correctamente, será casi imposible planear el proyecto.

 

Paso 2: "Como es"
Ésta es la realidad de la situación actual. ¿En dónde se encuentra actualmente? ¿Qué factores le ayudan y obstaculizan sus esfuerzos para tener el alcance del proyecto?

 

Paso 3: Metas
Defina y establezca metas realistas para tener el alcance del proyecto. Sin dichas metas, usted y su equipo caminarán sin rumbo. Las metas pueden ser inmediatas, intermedias o a largo plazo. El logro de las metas del día a día (metas inmediatas) contribuye al logro de las metas intermedias y a largo plazo. Desarrolle las metas SMART:

 

S Son procesos y recursos específicos
M Medible por datos objetivos
A Alcanzable
R Relevante para la visión
T Tiempo límite y específico

 

Paso 4: Pasos de acciones
Para alcanzar sus metas, establezca prioridades específicas para que pueda desarrollar pasos específicos de acciones. Para lograr sus metas, sus pasos de acciones deben incluir:

  • Requerimientos del trabajo
  • Quién va a realizar el trabajo
  • Métodos que se van a utilizar
  • De qué forma van a encajar las diferentes piezas en la imagen completa
  • Cómo se van a comunicar los resultados (reporte, PowerPoint, etc.)

 

Paso 5: Costo
Otro aspecto de la planeación es determinar el presupuesto y costo de cada paso de acción. Los costos incluyen:

  • Personal
  • Materiales
  • Tiempo
  • Costo de oportunidad (a qué se debe renunciar para obtener una acción determinada)

 

Paso 6: Cronogramas
Establezca y comunique las fechas límite para que todos las entiendan claramente y para que se puedan cumplir los objetivos inmediatos, intermedios y a largo plazo a tiempo. Sea realista cuando establezca los cronogramas. Trabaje con el proyecto a la inversa para determinar cuándo debe terminarse cada fase y escriba las fechas para evitar malentendidos.

 

Paso 7: Implementación
Algo importante en la implementación de un plan, aunque a veces se pasa por alto, es asegurarse de que todas las personas involucradas entiendan su función para alcanzar las metas establecidas. Obtenga el compromiso del equipo con respecto a los resultados convenidos. A medida que monitorea la implementación, quizás necesite modificar el alcance del plan y volver a evaluar sus metas.

 

Paso 8: Seguimiento / Medición
Una parte crítica del proceso de planeación es mantener registros precisos, analizar el porqué han ocurrido desviaciones y tomar acciones para corregir cualquier desafío. Concéntrese en aquellos factores que son críticos para alcanzar la meta.

 

 

 


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