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IDEAS DE COMPROMISO
Guía del líder para crear el compromiso entre el empleado y cliente


 

Tema del mes: Efectividad de las presentaciones

 

Roger Ailes en su libro, Usted es el mensaje, declara que usted causa una impresión en siete segundos. Buena o mala, usted causa una impresión. En el ambiente actual de ritmo rápido, estos siete segundos son vitales para ganar la confianza de su público y establecer una credibilidad profesional. Si usted causa una primera impresión mala, es difícil, si no imposible, corregirla a lo largo de su presentación. Con tanto en riesgo, es crítico que su público lo vea como un profesional real, creíble, verosímil y digno de confianza. Debe esforzarse por lograr esa credibilidad de inmediato cuando comience su presentación.

 


 

La presentación con impacto visual



Tiene la oportunidad de ser un mejor líder, mentor, educador y comunicador más refinado cuando utiliza la fuerza de los materiales visuales y gráficos. Los seres humanos poseen sistemas de pensamiento independientes para procesar el material visual y verbal. Su capacidad de un aprendizaje significativo aumenta cuando utiliza el poder de ambos. Cuando seleccione y prepare su material visual, tome en cuenta los siguientes lineamientos generales:

 

Claridad
¿Se entiende el material visual en solo unos segundos?

  • Como regla general, utilice no más de seis renglones con seis palabras o menos en un renglón.

  • Si el material visual es una combinación de texto y dibujos, recuerde mantener un 60 a 70 por ciento de espacio en blanco.

  • El tamaño de la letra es extremadamente importante.  El texto que es demasiado pequeño y no se puede leer se convierte en un punto de distracción y posible frustración para los participantes.  El tamaño mínimo absoluto de la letra es de 24 puntos, no obstante es preferible utilizar un tamaño mayor.

  • Una regla general es que por cada 12 pies de profundidad de los asientos del público debe haber una pulgada de altura de la pantalla o rotafolio.

  • Utilice una combinación de mayúsculas y minúsculas.  Evite utilizar únicamente mayúsculas en el cuerpo del texto.  Es difícil leer un texto cuando todas las letras están en mayúsculas.  Las palabras en minúscula son más fáciles y rápidas de leer.  El noventa y nueve por ciento de todos los materiales de lectura deben estar en minúscula.

Relevancia
¿El material visual apoya y refleja lo que usted dice?

Recuerde, así como la ayuda visual puede mejorar una presentación, también puede competir con el mensaje.  No cree competencia con materiales visuales irrelevantes o que distraen.  Aún cuando algo sea muy entretenido o divertido, no lo utilice a menos que transmita algo importante.

 

Atractivo para el ojo
¿El material visual es agradable estéticamente?

  • Las líneas, bordes, cuadros y formas agregan interés a un material visual y lo hace más interesante, atractivo y deseable.

  • Experimente con diferentes fuentes para encontrar aquéllas que sean más convenientes para el estilo de presentación.

  • No exagere con las variaciones de tipo y estilo en los materiales visuales.  Demasiada variación en los estilos puede distraer, confundir y parecer poco profesional.

  • Debido a que las personas se forman un juicio de los primeros contactos, la aceptación del material visual puede mejorar si se utiliza el arte en forma sabia.  Asegúrese que la imagen representada genere la reacción deseada.

  • Los diseños visuales deben ser panorámicos en lugar de retratos porque para el ojo es más natural, cómodo y placentero ver a lo largo que de abajo hacia arriba.  De la misma manera, algunos presentadores profesionales sienten que las pantallas de proyección, rotafolios, etc. deben estar a la derecha del público cuando éste ve de frente al orador.  Esto le permite a los miembros del público a enfocarse en el primer orador y después “leer de izquierda a derecha” para ver el material visual relacionado.

Calidad
¿Se ve profesional el material visual?

Utilice toda la ayuda profesional y herramientas disponibles para asegurarse de que su material visual se vea profesional.  Obtenga la opinión imparcial de una persona antes de utilizarlo.  Recuerde, su material visual reflejará su imagen y los errores sencillos como los errores ortográficos pueden afectar su imagen profesional.

 

Memorable
Los gráficos pueden tener un impacto importante para el éxito del material visual porque pensamos con base en imágenes y no en palabras. Muchos estudios de investigación indican que el uso del color aumenta la retención e impacto.

 

Visibilidad
¿Todos pueden verlo?

  • Haga más grande la presentación para que todo el público pueda ver. Aún la persona más alejada debe poder ver la presentación.

  • Asegúrese que el tamaño de la fuente sea legible.  Como se mencionó anteriormente, el tamaño mínimo absoluto de la fuente es de 24 puntos, no obstante es preferible utilizar un tamaño más grande.

  • Si se utiliza material visual proyectado, ponga la pantalla en donde puedan verla todos en el salón sin tener que voltear en una posición incómoda.  Las esquinas de un salón normalmente son la mejor opción.

  • Verifique la iluminación. Cuando sea posible, atenúe la iluminación del salón para que no se refleje en la pantalla.  Sin embargo, evite que el salón esté demasiado oscuro y los participantes no puedan leer o escribir.  Un salón oscuro puede reducir la cantidad de participación y nivel de entusiasmo en un grupo.

Fondo
¿La combinación de colores mejora la visibilidad?

  • Un fondo claro con un texto oscuro es lo mejor cuando el salón está muy iluminado o las luces están encendidas y/o el proyector es de baja intensidad.

  • Un fondo de color medio con texto oscuro (el texto sombreado agrega contraste) es aceptable para salones iluminados y poco público porque añade interés.

  • Un fondo oscuro con texto claro es mejor en salones oscuros con mucho público.  Normalmente se limita a diapositivas en proyección generada por computadora.  Se requiere de equipo de alta calidad y no es conveniente para las transparencias de techo o paneles de LCD.

 

 


 

Presentación para obtener información

Uno de los tipos de presentación más comunes y esenciales es la presentación para obtener información.  En lugar de ser una presentación de una vía de información, esta presentación busca la participación del público y busca obtener resultados productivos para avanzar en el proceso.  Por su naturaleza, este tipo de presentación requiere de flexibilidad por parte del presentador y disposición para permitir que el proceso se desarrolle poco a poco sin dominar la discusión.  Al planear la presentación para obtener información, considere cuidadosamente las personas que van a asistir a la reunión,  ¿Quién es su público?

 

Conocimiento del tema


Para obtener información, normalmente se debe invitar a los participantes que tienen un amplio conocimiento del tema.  Sin embargo, algunas veces es deseable un público que tenga poca o ninguna experiencia en el tema como en los grupos de enfoque o investigación de mercado.

 

Experiencia previa en el tema


¿Su público incluye personas que han tenido algo de experiencia en el tema? ¿Cómo han reaccionado? ¿De manera positiva o negativa? ¿Qué ejemplos específicos conoce?

 

Nivel de preparación requerido para la reunión


Si usted está buscando información, es probable que necesite pedirles a los participantes que se preparen para la reunión.  Considere lo que deben llevar consigo a la presentación, ya sea documentación, tarea, investigación o planeación y avíseles con anticipación.

 

Parcialidad personal con respecto al tema


¿Está consciente si están a favor o en contra de su tema? ¿El público incluye personas que defienden este tema o que son antagonistas a algún aspecto del mismo?

 

Actitudes de mente abierta y cooperación


Revise qué personas estarán participando en la presentación. ¿Son personas abiertas a intercambiar sus ideas y opiniones?  ¿Son participantes que están renuentes a hablar? ¿Este público cooperará con el orden del día y objetivo?

 

Nivel de detalle preferido por los participantes


Algunos públicos solo quieren las cuestiones básicas del tema de discusión.  Otros necesitan más detalles antes de estar dispuestos a expresarse.  Considere preparar niveles de detalle de general a específico para incluirlos en la discusión según se requiera.

 

Argumentos de apoyo necesarios para presentar el tema


Presente argumentos básicos en el cuerpo de su presentación.  Esté listo para revelar argumentos adicionales para responder las preguntas y aclaraciones.

 


 

Cómo facilitar para obtener resultados de grupo
 

La facilitación por definición significa hacer las cosas más sencillas para los demás.  La facilitación consiste en ayudar a un grupo a experimentar el “descubrimiento” y “aplicación” y avanzar hacia un mejor desempeño.  Un facilitador efectivo ayuda a los participantes a aprender de cada uno a través de una discusión guiada y otros métodos.  Con frecuencia, durante las aperturas, actividades, coaching, preguntas y cierre, el presentador en realidad lo que hace es facilitar un proceso en lugar de estar presentando la información.  Un facilitador efectivo se inspira en el grupo y guía a las personas a un mayor nivel.  A continuación encontrará cómo ser un gran facilitador.

 

Ritmo

  • Mantenga el sentido de urgencia para usted y los participantes.

  • Utilice un cronómetro de cuenta regresiva para algunos ejercicios y actividades para asegurarse de que el grupo se mantenga en el tema y a tiempo.

  • Comience y termine a tiempo.

  • Busque señales de aburrimiento de los participantes.  Si los encuentra, cambie de acción.

  • Divida a las personas en grupos pequeños de discusión para impulsar el ritmo y energía.

  • Ponga de pie a las personas.

  • Mezcle a las personas en grupos diferentes.

  • Cambie el arreglo del salón.  Cambie el frente del salón a 90 grados o utilice un arreglo diferente de las mesas o sillas.

  • Haga algo inesperado como un examen sorpresa o competencia entre equipos.

  • Tome un receso cada 90 minutos.

  • Nunca mencione los recesos a menos que ya esté a punto de tomar uno.

  • Si los participantes saben que es el momento de la comida o fin del día, deténgase.  Nada de lo que diga o haga mantendrá la atención de todos.

Cómo fomentar la discusión

  • Antes de comenzar la sesión sobre…, vamos a caminar por el salón y obtener algunas palabras que describan este tema según su punto de vista.

  • Describa un momento en el que lo alentaron a…

  • Describa un momento en que lo desalentaron a....

  • Describa un momento en que una acción o algo efectivo dio buenos resultados.

  • Describa su peor experiencia con…

  • Describa su mejor experiencia con…

  • ¿Cuál es la definición de…?

  • ¿Qué lecciones ha aprendido acerca de...?

  • Si tuviera que aconsejar a alguien acerca de… ¿qué le diría?

  • La palabra…significa muchas cosas para las personas, ¿qué significa para usted?

Cómo resumir

  • No les diga a las personas lo que les puede preguntar.

  • Resuma de manera breve los puntos clave de aprendizaje.

  • Confirme los beneficios y valor de estar en este salón.

  • Discuta sobre las oportunidades de aplicación y dé coaching a las personas para identificar situaciones específicas inminentes en donde podrán utilizar lo que han aprendido.

  • Pídales a los participantes que discutan en grupos pequeños sobre lo que han aprendido y sus aplicaciones y le informen sobre la discusión.

  • Cree un sentido de urgencia.  Dé coaching a los participantes para actuar de inmediato, como utilizar un receso para hablar por teléfono en lugar de hacerlo en una semana o mes.

  • Pídales a los participantes que trabajen en equipos y demuestren lo aprendido de los puntos clave al grupo completo.

 

 

 


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